Formation Excel : Outils et Techniques pour les Assistantes

Avant la formation 1h

Activités préparatoires

• Un test de positionnement TOSA : il permet d'évaluer vos compétences en début de formation
  
• Une présentation des ressources pédagogiques qui seront utilisées pendant la formation
  
  
• Pour les sessions à distance :
  Une formation de prise en main à notre outil de classe à distance
  
  

Pendant la formation 36h

Module 1 : Travailler dans un classeur Excel

Objectif : Créer, enregistrer, modifier et organiser des classeurs et des feuilles de calcul, ainsi que naviguer efficacement dans Excel

Se familiariser avec l'environnement Excel

• Identifier les outils essentiels pour créer et gérer des tableaux, comme la barre de formule pour effectuer des calculs simples
• Insérer, supprimer des feuilles, des lignes et des colonnes

Naviguer efficacement dans Excel

• Naviguer dans les onglets et le ruban avec aisance afin de trouver les fonctionnalités utiles pour l'exercice de sa profession
• Utiliser les raccourcis clavier pour basculer rapidement entre les différentes feuilles

Modifier l'interface du logiciel

• Maîtriser les différents modes d'affichage pour mieux analyser les données
• Personnaliser la barre d’outils et l'interface
• Apprendre à fractionner la fenêtre ou à figer les volets pour faciliter la révision des grands tableaux
  
  

Module 2 : Gérer les données dans un tableau Excel

Objectif : Gérer des données de manière structurée et de réaliser des analyses simples.

Créer et mettre en forme des tableaux

• Structurer les données dans un tableau en utilisant les fonctionnalités de mise en forme : couleur police, graisse, alignement, bordure…
• Utiliser les outils de reproduction de mise en forme tels que l'outil Pinceau pour concevoir rapidement des tableaux
• Utiliser les collages spéciaux pour manipuler les données, transposer des valeurs, effectuer des calculs lors du collage, et appliquer des formats spécifiques
• Comprendre et utiliser les formatages de base des nombres (pourcentage, séparateur de milliers, comptabilité) pour présenter les données

Gérer la mise en page

• Appliquer un style uniforme aux tableaux pour qu’ils soient conformes à la charte graphique de l’entreprise
• Utiliser les styles de formats de cellules pour harmoniser vos tableaux
• Préparer une feuille de calcul pour une impression soignée, par exemple, pour un tableau de suivi à partager lors d'une réunion

Valider vos données

• Créer une liste déroulante pour standardiser la saisie de vos données dans vos tableaux

Maîtriser des méthodes de calcul et les principales fonctions

• Appliquer une formule de calcul sans changer la référence de la cellule grâce aux références absolues et relatives
• Apprendre à recopier vos formules pour gagner en rapidité dans l'exécution de vos tâches
• Comprendre les erreurs courantes (#NOM?, #DIV/0!, #####...) afin de pouvoir les corriger

Utiliser les fonctions de base

• Réaliser des calculs utilisant les opérateurs mathématiques : une division, une addition ou une multiplication pour calculer des taux de TVA, par exemple
• Déterminer les priorités de calcul afin de ne pas réaliser de calculs erronés
• Comprendre l'impact de la suppression d'une ligne ou d'une colonne sur une formule afin de ne pas générer des erreurs
• Utiliser les fonctions simples (SOMME, MOYENNE) pour réaliser des calculs de type nombre de jour de présence, gérer les absences…
  
  

Module 3 : Réaliser une analyse de données avancée

Objectif : Produire des documents Excel clairs, bien présentés et professionnels

Utiliser les mises en forme conditionnelles

• Utiliser les mises en forme conditionnelles pour visualiser les tâches (barres de données, couleurs)
• Colorer automatiquement les cellules en fonction de vos besoins. Par exemple, colorer automatiquement les cellules qui dépassent le budget alloué, ce qui permet de visualiser rapidement les dépassements budgétaires.
• Utiliser les jeux d'icônes pour visualiser plus facilement les informations

Utiliser les fonctions de recherche avancées

• Utiliser la fonction RECHERCHEV pour retrouver automatiquement les données. Par exemple, retrouver automatiquement les coordonnées d'un client à partir de son numéro de client dans une grande base de données

Utiliser les fonctions conditionnelles

• Utiliser SI pour réaliser des analyses complexes. Par exemple créer une alerte qui signale si une facture est en retard de paiement, dans ce cas, on affiche « En retard » si la date de paiement est dépassée.

Utiliser les fonctions conditionnelles

• Utiliser des formules avancées pour des analyses complexes (SOMME.SI, NB.SI, Sommes.SI.ENS, NB.SI.ENS...). Par exemple, réaliser la somme de toutes les factures en retard

Utiliser les fonctions TEXTE

• Maîtriser les fonctions Texte pour rechercher et remplacer du texte dans un tableau de données
• Créer des feuilles de gestion du personnel grâce aux fonctions Texte

Utiliser les fonctions Date et Heure

• Utiliser des formules pour calculer les dates de début et de fin (formules DATE, AUJOURDHUI, JOURS)
  
  

Module 4 : Créer des reportings et visualiser les données

Objectif : Réaliser des analyses approfondies et de générer des rapports synthétiques et pertinents

Créer et personnaliser des graphiques

• Utiliser des graphiques pour visualiser les données (graphiques de barres, graphiques linéaires).
• Personnaliser des diagrammes (modification des couleurs, des styles de ligne et de bordure).

Filtrer, trier et rechercher des données

• Utiliser des filtres automatiques et spécifiques (textuels, par dates, par couleurs) pour extraire des informations pertinentes
• Apprendre à effectuer des tris multicritères et personnalisés pour une organisation optimale des données

Créer et analyser un tableau croisé dynamique

• Créer des tableaux croisés dynamiques pour synthétiser les données. Par exemple, analyser les données de ventes par mois et par produit pour identifier les articles les plus vendus
• Créer des graphiques croisés dynamiques pour visualiser les données de projet
• Utiliser des segments pour filtrer rapidement les données d’un tableau croisé dynamique selon les catégories de produits par exemple

Sécuriser et gérer des documents

• Utiliser les options d'exportation (enregistrer sous différents formats, PDF, image) afin de pouvoir partager facilement vos données
• Assurer la protection des feuilles de calcul et des classeurs pour sécuriser les informations financières sensibles
  
  

En fin de formation 1h

Passage de la certification TOSA® en ligne

asbéo est centre agréé TOSA
Reconnue dans toute l'Europe, la certification TOSA® atteste d'un niveau de compétences sur le logiciel étudié. Elle délivre un score sur 1000 exploitable sur un CV.