Formation Maîtriser la Gestion des coûts d'un Projet

Avant la formation (1h)

Activités préparatoires

• Un test de positionnement : il permet d'évaluer vos compétences en début de formation
  
• Une formation de prise en main à notre outil de classe à distance
  
  
• Pour les classes à distance: Présentation des ressources pédagogiques qui seront utilisées pendant la formation
  
  

Pendant la formation (12h)

Module 1 : Comprendre la gestion des coûts en projet

Objectif : Apprendre à estimer les coûts d’un projet en utilisant des techniques simples, à documenter ces estimations et à évaluer leur impact sur les ressources, le calendrier et le budget global.

Comprendre les bases de l'estimation des coûts pour les activités de projet

• Comprendre les objectifs et l’importance de l’estimation des coûts dans la planification du projet
• Comprendre ce qu'est l'estimation des coûts
• Comprendre le rôle de l’estimation dans la planification globale
• Identifier l'impact sur le calendrier et les ressources d’une estimation incorrecte des coûts

Appliquer des techniques simples d'estimation des coûts

• Utiliser des techniques d'estimation comme l'estimation analogique et paramétrique pour évaluer les coûts des activités
• Connaître les avantages et inconvénients de chaque méthode
• Être capable de choisir de la méthode d'estimation selon le contexte

Identifier et estimer les ressources nécessaires aux activités

• Définir les ressources nécessaires dans un projet : matérielles, humaines et techniques
• Estimer les coûts associés à chaque ressource
• Différencier les coûts directs et indirects
• Estimer leur impact sur le budget total

Documenter les estimations de coûts

• Comprendre ce qu'est un registre de projet
• Enregistrer les estimations pour chaque activité dans un registre de projet en vue de faciliter le suivi
  
  

Module 2 : Préparer le budget du projet

Objectif : Maîtriser la création, la consolidation et l’ajustement d’un budget de projet tout en intégrant des marges de contingence et en communiquant efficacement avec les parties prenantes

Comprendre la structure d’un budget de projet

• Connaître les principales catégories de coûts (ressources humaines, matériels, achats) qui composent le budget du projet
• Identifier les coûts associés à chaque catégorie à partir d’une liste d’activités et d’éléments de projet

Consolider les coûts estimés pour construire le budget

• Connaître les techniques de consolidation des coûts (addition des estimations des activités, répartition par phase de projet),
• Créer une structure budgétaire initiale
• Comprendre ce qu'est une marge de contingence et des réserves pour aléas
• Connaître les méthodes de calcul et de répartition
• Intégrer ces marges de contingences et réserves pour aléas à la version initiale du budget

Ajuster le budget pour respecter les contraintes de projet

• Connaître les techniques d’ajustement budgétaire
• Analyser les impacts des ajustements sur les coûts
• Connaître et appliquer des stratégies pour optimiser les dépenses et les marges

Communiquer le budget aux parties prenantes

• Connaître la structure d'un document de budget et les éléments constitutifs (coûts consolidés, marges de contingence, explications des choix budgétaires
• Créer une version préliminaire du document de budget
• Communiquer le document pour une validation par les parties prenantes du projet
  
  

Module 3 : Estimer les coûts du projet

Objectif : Développer les compétences nécessaires pour suivre, analyser et comparer les coûts prévus et réels, en utilisant des indicateurs financiers pour identifier les écarts et prendre des actions correctives

Comprendre l'importance du suivi des coûts dans le cycle de vie du projet

• Comprendre le suivi des coûts
• Définir les objectifs principaux du suivi des coûts : garantir la viabilité financière, prévenir les dérives...
• Comprendre l'importance de la surveillance continue des dépenses par rapport aux prévisions

Enregistrer les coûts réels et les documenter

• Connaître la méthodologie d’enregistrement des coûts réels (fréquence, formats de documentation)
• Comprendre l'importance de la précision dans la documentation pour la comparaison avec les coûts estimés

Analyser les écarts entre coûts prévus et coûts réels

• Comprendre les types d’écarts (positifs, négatifs)
• Analyser les différences entre les prévisions et les dépenses réelles
• Identifier les causes possibles (sous-estimation, imprévus)
• Évaluer l’impact de ces écarts sur le budget global

Utiliser des indicateurs financiers pour le suivi budgétaire

• Connaître les indicateurs clés de suivi budgétaire (écart budgétaire, indice de performance des coûts)
• Connaître les méthodes de calcul
• Interpréter des résultats
• Identifier les actions correctives possibles
• Identifier les dérives budgétaires et les communiquer au aux parties prenantes
  
  

Module 4 : Suivre et contrôler des coûts

Objectif : Utiliser des outils et des indicateurs de gestion de projet pour enregistrer, suivre et ajuster les coûts, tout en maintenant une vue précise et actualisée de l’état budgétaire

Connaître les principaux outils de gestion de projet pour le suivi des coûts

• Identifier les outils de gestion de projet populaires (MS Project, tableurs avancés)
• Connaître leurs fonctionnalités de base en matière de coût

Suivre les coûts réels et prévus

• Utiliser un logiciel de gestion de projet pour enregistrer les coûts prévus et réels
• Générer des rapports financiers simples
• Saisir les ajustements de coûts dans le logiciel pour maintenir une vision à jour de l'état budgétaire du projet

Suivre les performances budgétaires à l’aide d’indicateurs intégrés

• Connaître les indicateurs de performance de coût (par exemple : indice de performance des coûts - IPC)
• Exploiter les indicateurs de performance de coût pour évaluer l’état d’avancement budgétaire dans l’outil
  
  

Module 5 : Réaliser des reportings financiers et communiquer les coûts

Objectif : Savoir structurer, rédiger et présenter des rapports financiers clairs, analyser les écarts budgétaires, et documenter les leçons apprises pour optimiser la gestion des coûts futurs

Communiquer sur l'état des coûts auprès des parties prenantes

• Élaborer un rapport structuré de coûts
• Connaître les bonnes pratiques de présentation des données financières
• Connaître les techniques pour adapter le contenu selon l’audience

Rédiger des rapports périodiques de suivi des coûts

• Collecter et organiser les données de coûts
• Analyser les écarts et les risques financiers
• Structurer les rapports de suivi périodiques
• Présenter les écarts identifiés et les actions correctives potentielles

Documenter les leçons apprises en matière de gestion des coûts

• Recueillir et documenter les leçons apprises pour améliorer les futures prévisions et méthodes de gestion
• Identifier les défis et les réussites en gestion des coûts
• Formuler des recommandations pour les projets futurs.
  
  

En fin de formation (1h)

Passage du test de compétences ASBEO® en ligne