Qu'allez-vous apprendre ?

Maîtrisez Outlook : Optimisez votre organisation et votre collaboration

Outlook est bien plus qu’un simple outil de messagerie – c’est une solution complète pour gérer votre temps, vos tâches et vos projets en équipe. Avec cette formation, découvrez comment utiliser ses fonctionnalités avancées pour gagner en efficacité et en maîtrise.

Ce que vous apprendrez :

Approfondir votre maîtrise des fonctionnalités avancées d’Outlook
Explorez les outils avancés qui vous permettront d’aller au-delà des bases et de maximiser votre productivité.
Optimiser la gestion de votre messagerie et de vos tâches
Apprenez à organiser vos e-mails et à suivre vos tâches avec des méthodes éprouvées pour ne rien laisser au hasard.
Exploiter les outils de planification et de collaboration
Découvrez comment utiliser le calendrier et les fonctionnalités collaboratives pour gérer vos projets et travailler efficacement en équipe.
Gérer les données et les contacts de manière experte
Développez une expertise dans la gestion avancée des données et des contacts pour rester connecté et organisé.

Pourquoi suivre cette formation ?

Pour aller plus loin avec Outlook : Passez d’une utilisation basique à une maîtrise avancée de ses fonctionnalités.
Pour booster votre organisation : Gagnez du temps et restez maître de vos priorités grâce à des outils optimisés.
Pour mieux collaborer : Simplifiez la gestion de vos projets et renforcez la communication avec votre équipe.

Avec cette formation, Outlook devient votre outil stratégique pour organiser, planifier et collaborer avec impact. Prenez une longueur d’avance et maîtrisez l’univers d’Outlook dès aujourd’hui.

Pour qui est faite cette formation ?

Cette formation s'adresse aux utilisateurs ayant une maîtrise des fonctionnalités avancées du logiciel et désireux de perfectionner leurs compétences.

Pour quels métiers ?

Professionnels utilisant régulièrement Outlook dans un contexte professionnel : Collaborateurs ayant une maîtrise des fonctionnalités de base mais souhaitant optimiser leur utilisation d'Outlook pour mieux gérer leur temps et leurs communications.
Exemples : chefs de projet, cadres, assistants de direction, ou responsables administratifs.
Employés nécessitant des outils avancés pour collaborer efficacement : Personnes travaillant en équipe et souhaitant tirer parti des fonctionnalités avancées comme les délégations, le partage de calendriers, ou les règles automatiques.
Managers ou coordinateurs d'équipe : Responsables ayant besoin d’organiser et de structurer la communication au sein de leur équipe, tout en optimisant la gestion des tâches et des priorités.
Autodidactes avancés cherchant à approfondir leurs connaissances : Utilisateurs ayant une maîtrise correcte des bases, mais souhaitant découvrir des fonctionnalités avancées et des astuces pour gagner en productivité.
Petites et moyennes entreprises ou entrepreneurs : Dirigeants ou collaborateurs dans des PME cherchant à intégrer des pratiques professionnelles dans la gestion de leur messagerie et de leurs plannings.

Objectifs de la formation

Approfondir la maîtrise des fonctionnalités avancées d'Outlook
Optimiser la gestion de la messagerie et des tâches avec Outlook
Utiliser efficacement les outils de planification et de collaboration
Gérer les données et les contacts de manière avancée avec Outlook

Programme

Activités préparatoires

Un test de positionnement TOSA : il permet d'évaluer vos compétences en début de formation
Une présentation des ressources pédagogiques qui seront utilisées pendant la formation
Pour les sessions à distance :
Une formation de prise en main à notre outil de classe à distance

Naviguer dans Outlook

Naviguer efficacement dans le logicel
Comprendre l’utilité de l’ensemble des onglets du ruban
Connaître l’usage des principaux dossiers types de la boîte de réception : Brouillons, Éléments envoyés, Éléments supprimés, Boîte d’envoi, Courrier indésirable

Utiliser le gestionnaire d'absence

Utiliser le gestionnaire d’absence
Configurer une réponse automatique

Personnaliser l’affichage de la liste des messages

Afficher ou non le volet de lecture
Choisir l’emplacement du volet de lecture
Classer ses messages selon différents critères (par date, par objet…)
Ajouter des colonnes afin de choisir d’autres critères d’affichage et de classement

Créer de nouveaux dossiers

Créer de nouveaux dossiers dans la boîte de réception
Renommer et déplacer des dossiers existants
Trier les dossiers par ordre alphabétique
Mettre les dossiers en favoris

Gérer les impressions

Imprimer un message
Gérer les options d’impression concernant un message ou une fiche contact
Créer des fichiers au format PDF

Créer un message

Connaître les onglets d’un nouveau message et leur utilité
Choisir un format de message (HTML, Texte brut et Texte enrichi) en connaissant la spécificité de chacun d’entre eux
Joindre un document et un élément Outlook
Appliquer un indicateur d’importance au message
Demander un accusé de réception et/ou un accusé de lecture
Utiliser les champs CC et CCI
Joindre des pièces jointes à un message

Gérer ses messages

Répondre à un message
Transférer un message
Classer des messages
Déplacer les messages dans d'autres dossiers

Créer des règles simples

Créer des règles simples à partir des mails reçus
Créer une règle pour déplacer automatiquement dans un dossier défini un mail reçu d’un expéditeur particulier
Créer une règle pour déplacer automatiquement dans un dossier défini un mail reçu en fonction d'un mot clé

Supprimer ses messages

Supprimer des messages
Vider la corbeille
Vérifier la taille de la boîte à lettres

Gérer les courriers indésirables

Reconnaître un courrier indésirable
Bloquer un expéditeur douteux

Réaliser des recherches

Faire des recherches simples en utilisant différents critères (contenu, expéditeur, etc.)

Personnaliser l'affichage

Modifier l’affichage de son calendrier selon ses besoins : affichage uniquement de la journée, de la semaine de travail, des sept prochains jours
Choisir les heures de travail par défaut afin de ddéfinir ses disponibilités

Gérer les rendez-vous

Connaître la différence entre une réunion et un rendez-vous
Savoir utiliser les onglets de la fenêtre Rendez-vous ou RéunionCréer des réunions
Inviter des participants
Connaître les options Obligatoire/Facultatif
Connaître les options d’affichage du rendez-vous (Occupé, Provisoire, Absent)
Ajouter un rappel sonore

Gérer les invitations à une réunion

Envoyer des invitations
Accepter ou refuser une invitation reçue pour participer à une réunion
Accepter ou refuser une participation à une réunion
Gérer les invitations : identifier quelles personnes ont accepté, refusé ou qui n’ont pas encore répondu

Organiser son carnet d’adresses

Savoir faire la différence entre les contacts personnels et le carnet d’adresse global
Rechercher un contact

Personnaliser l’affichage des contacts

Ajouter les colonnes nécessaires
Classer ses contacts avec d’autres critères
Regrouper les contacts par critères
Utiliser l’affichage des contacts pour la création d’éléments

Créer des notes

Comprendre ce qu'est une note et son utilité
Créer une note et la formater
Transférer à une autre personne

Passage de la certification TOSA® en ligne

asbéo est centre agréé TOSA
Reconnue dans toute l'Europe, la certification TOSA® atteste d'un niveau de compétences sur le logiciel étudié. Elle délivre un score sur 1000 exploitable sur un CV.

Niveau visé par la formation : Niveau opérationnel

Modalités & tarifs

890,00€ TTC* 2 jours (14 heures)

Formation à distance avec formateur

Apprenez depuis chez vous ou votre lieu de travail. Cette formation se déroule en petit groupe de maximum 5 participants, animée par un formateur expert.

* Tarification pour une personne en session inter-entreprise , certification comprise, exonération de TVA au titre de l'art.261-4-4a du CGI.

Formation en intra entreprise

Offrez à vos équipes une formation 100% personnalisée, directement dans vos locaux ou à distance.

Nos formations intra-entreprise sont conçues pour répondre spécifiquement à vos besoins, en intégrant vos outils, vos méthodes de travail et vos objectifs.

1 780,00€ TTC * 14 heures

Formation en session privative avec formateur

La formation à distance est dispensée en sessions individuelles de classes virtuelles avec nos formateurs experts.

Vous bénéficierez de la liberté de choisir vos séances d'apprentissage, offrant une flexibilité inégalée pour s'adapter à votre emploi du temps.

Chaque séance, d'une durée de 1 à 2 heures, est pensée pour optimiser votre acquisition de compétences, rendant l'apprentissage pratique, efficace et entièrement adapté à votre rythme.

* Tarification pour une personne , certification comprise, exonération de TVA au titre de l'art.261-4-4a du CGI.

Financements possibles

Cette formation peut être financée par les dispositifs suivants :

Le Compte Personnel de Formation (CPF),
Les Opérateurs de Compétences (OPCO),
France Travail.

Elle peut également être financée par votre entreprise dans le cadre de la formation professionnelle continue.

Informations pratiques

Maîtriser les fonctionnalités de base du logiciel, ou avoir suivi notre formation Outlook Débutant, ou avoir un niveau Basique à la certification TOSA

Pour les sessions à distance :
Disposer d'un poste informatique muni d'une sortie audio ou d'un casque d'écoute
Disposer du logiciel étudié installé sur l’ordinateur et d'une connexion internet

Méthodes et moyens pédagogiques
Formation en classe à distance ou en centre
Petit groupe pour favoriser l'apprentissage : Maximum 5 participants

Séances de formation
Apports théoriques réalisés par formateur
Exercices pratiques à réaliser en direct sous la conduite du formateur
Feedbacks (retours) immédiats
Travail de réflexion avec le groupe

Ressources pédagogiques
Supports de formation
Exercices entièrement dirigés à réaliser à votre rythme
Correction détaillée

Toutes nos formations sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

Vous pouvez contacter notre référent handicap pour adapter la formation à vos besoins.

Certification / Évaluation

TOSA Outlook

À l'issue de la formation, vous serez invité à passer la certification TOSA Outlook. La certification TOSA permet de valider les compétences sur Outlook d'un candidat avec un score sur une échelle de 1 à 1000.

Cette certification évalue quatre compétences :

Environnement/Configuration/sauvegarde (interface Outlook, fonctions de base)
Messagerie (crée, envoyer un message, joindre des pièces jointes...)
Calendrier des tâches (gérer le calendrier et les tâches)
Gestion des contacts et notes (créer et gérer des contacts et des notes)

Modalités d'évaluation :

Évaluation : Certification "Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)"
Type : QCM théorique et pratique
Modalité : En ligne
Moment : Dès la fin de la formation
Durée : 1 heure (35 questions)

TOSA Outlook : RS6958

Date d'enregistrement : 18/12/2024

Date d'échéance : 18/12/2027

Certificateur : ISOGRAD

Les prochaines sessions

Dates	Prix
Du 05/05/25 au 06/05/25	890,00€	Réservez ma place
Du 12/06/25 au 13/06/25	890,00€	Réservez ma place
Du 17/07/25 au 18/07/25	890,00€	Réservez ma place
Du 18/09/25 au 19/09/25	890,00€	Réservez ma place
Du 23/10/25 au 24/10/25	890,00€	Réservez ma place
Du 27/11/25 au 28/11/25	890,00€	Réservez ma place

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