Formation Outlook : Intermédiaire

Avant la formation 1h

Activités préparatoires

• Un test de positionnement TOSA : il permet d'évaluer vos compétences en début de formation
  
• Une formation de prise en main à notre outil de classe à distance
• Présentation des ressources pédagogiques qui seront utilisées pendant la formation
  
  

Pendant la formation 12h

Thème 1 : Travailler avec le logiciel

Naviguer dans Outlook

• Naviguer efficacement dans le logicel
• Comprendre l’utilité de l’ensemble des onglets du ruban
• Connaître l’usage des principaux dossiers types de la boîte de réception : Brouillons, Éléments envoyés, Éléments supprimés, Boîte d’envoi, Courrier indésirable

Utiliser le gestionnaire d'absence

• Utiliser le gestionnaire d’absence
• Configurer une réponse automatique

Personnaliser l’affichage de la liste des messages

• Afficher ou non le volet de lecture
• Choisir l’emplacement du volet de lecture
• Classer ses messages selon différents critères (par date, par objet…)
• Ajouter des colonnes afin de choisir d’autres critères d’affichage et de classement

Créer de nouveaux dossiers

• Créer de nouveaux dossiers dans la boîte de réception
• Renommer et déplacer des dossiers existants
• Trier les dossiers par ordre alphabétique
• Mettre les dossiers en favoris

Gérer les impressions

• Imprimer un message
• Gérer les options d’impression concernant un message ou une fiche contact
• Créer des fichiers au format PDF
  
  

Thème 2 : Gérer la messagerie Outlook

Créer un message

• Connaître les onglets d’un nouveau message et leur utilité
• Choisir un format de message (HTML, Texte brut et Texte enrichi) en connaissant la spécificité de chacun d’entre eux
• Joindre un document et un élément Outlook
• Appliquer un indicateur d’importance au message
• Demander un accusé de réception et/ou un accusé de lecture
• Utiliser les champs CC et CCI
• Joindre des pièces jointes à un message

Gérer ses messages

• Répondre à un message
• Transférer un message
• Classer des messages
• Déplacer les messages dans d'autres dossiers

Créer des règles simples

• Créer des règles simples à partir des mails reçus
• Créer une règle pour déplacer automatiquement dans un dossier défini un mail reçu d’un expéditeur particulier
• Créer une règle pour déplacer automatiquement dans un dossier défini un mail reçu en fonction d'un mot clé

Supprimer ses messages

• Supprimer des messages
• Vider la corbeille
• Vérifier la taille de la boîte à lettres

Gérer les courriers indésirables

• Reconnaître un courrier indésirable
• Bloquer un expéditeur douteux

Réaliser des recherches

• Faire des recherches simples en utilisant différents critères (contenu, expéditeur, etc.)
  
  

Thème 3 : Gérer le calendrier et les tâches

Personnaliser l'affichage

• Modifier l’affichage de son calendrier selon ses besoins : affichage uniquement de la journée, de la semaine de travail, des sept prochains jours
• Choisir les heures de travail par défaut afin de ddéfinir ses disponibilités

Gérer les rendez-vous

• Connaître la différence entre une réunion et un rendez-vous
• Savoir utiliser les onglets de la fenêtre Rendez-vous ou RéunionCréer des réunions
• Inviter des participants
• Connaître les options Obligatoire/Facultatif
• Connaître les options d’affichage du rendez-vous (Occupé, Provisoire, Absent)
• Ajouter un rappel sonore

Gérer les invitations à une réunion

• Envoyer des invitations
• Accepter ou refuser une invitation reçue pour participer à une réunion
• Accepter ou refuser une participation à une réunion
• Gérer les invitations : identifier quelles personnes ont accepté, refusé ou qui n’ont pas encore répondu
  
  

Thème 4 : Gérer les contacts et les notes

Organiser son carnet d’adresses

• Savoir faire la différence entre les contacts personnels et le carnet d’adresse global
• Rechercher un contact

Personnaliser l’affichage des contacts

• Ajouter les colonnes nécessaires
• Classer ses contacts avec d’autres critères
• Regrouper les contacts par critères
• Utiliser l’affichage des contacts pour la création d’éléments

Créer des notes

• Comprendre ce qu'est une note et son utilité
• Créer une note et la formater
• Transférer à une autre personne
  
  

En fin de formation 1h

Passage de la certification TOSA® en ligne

asbéo est centre agréé TOSA
Reconnue dans toute l'Europe, la certification TOSA® atteste d'un niveau de compétences sur le logiciel étudié. Elle délivre un score sur 1000 exploitable sur un CV.