Fiche métier : Secrétaire comptable

Cette fiche métier vise à fournir une vue d'ensemble exhaustive sur le rôle, les missions, les compétences et les perspectives d'évolution liées à ce poste.

1. Présentation du métier

1.1. Qu'est-ce qu'un/une secrétaire comptable ?

Le métier de secrétaire comptable se situe à l'intersection de l'administration et de la comptabilité. Cette profession polyvalente demande une capacité à jongler entre la gestion des tâches administratives courantes et la responsabilité des opérations comptables de base.

Essentiel dans les petites et moyennes entreprises, le secrétaire comptable assure une double fonction stratégique qui contribue à l'efficacité et à la régularité financière de l'entreprise.

1.2. Descriptif du poste

Un secrétaire comptable est chargé de combiner les tâches administratives avec la gestion comptable quotidienne.
Il assure la tenue des livres comptables, prépare les paiements, les factures et gère les notes de frais. En parallèle, il s'occupe également de l'accueil téléphonique, de la gestion des courriers entrants et sortants, et du classement et de l'archivage des documents financiers et administratifs.
Ce poste requiert donc une grande organisation et une capacité à prioriser les tâches dans un environnement souvent dynamique.

1.3. Les principales missions du poste

Les principales missions du poste sont :

• La gestion Comptable
  La secrétaire comptable assure la saisie des opérations comptables dans les livres, prépare les factures et suit les paiements et les encaissements. Le secrétaire comptable est également responsable de la préparation des déclarations fiscales périodiques.
  
  
• La gestion Administrative
  Il gère le quotidien administratif de l'entreprise tels que l'accueil, le traitement du courrier, la rédaction de correspondances et la mise en place de procédures internes.
  
  

• Le suivi de la trésorerie
  Il suit et reporte régulièrement la situation de la trésorerie à la direction. Cela inclut la gestion des flux de trésorerie et la préparation des budgets prévisionnels.
  
  
• La communication Interne et Externe
  Il sert d'interface entre les différents services de l'entreprise et avec les partenaires externes (clients, fournisseurs, administrations). Cela implique souvent la gestion des appels téléphoniques et des e-mails.
  
  

• Le reporting et la préparation des comptes
  Il prépare les états financiers mensuels, trimestriels et annuels pour révision par l'expert-comptable ou l'auditeur. Ce rôle est crucial pour garantir la transparence et la conformité des comptes.
  
  

1.4. Type d'entreprise recrutant ce Métier

Les PME et PMI représentent le principal secteur d'emploi pour les secrétaires comptables, bien que des postes soient également disponibles dans des entreprises plus grandes sous des formes variées de contrats (CDI, CDD, intérim).

Les cabinets d'expertise comptable et les services administratifs des grandes entreprises offrent aussi des opportunités, notamment pour ceux ayant une expérience significative ou des qualifications supplémentaires en comptabilité.

2. Compétences et formation

2.1. Les compétences nécessaires

2.1.1. Compétences techniques

Les principales compétences techniques sont :

• Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel et PowerPoint
  La capacité à utiliser des logiciels tels que Microsoft Office, en particulier Excel, et des logiciels de comptabilité comme Sage est essentielle pour exercer le métier.
  
  

• Comprendre les principes de base de la comptabilité
  Le/la secrétaire comptable doit être capable de comprendre les principes de base de la comptabilité, y compris la préparation de la liasse fiscale, les normes comptables et le contrôle des factures.
  
  
• Gérer des documents comptables et administratifs
  Savoir organiser, classer et archiver les documents de manière efficace est fondamental pour garantir leur accessibilité et leur conformité.
  
  
• Disposer de capacités rédactionnelles
  Le/la secrétaire comptable doit être capable de rédiger des rapports, des correspondances et des documents officiels clairs et professionnels.
  
  
• Connaître les obligations fiscales
  Il/elle doit disposer d'une bonne connaissance des obligations fiscales courantes, incluant la TVA, les déclarations sociales et les impôts sur les sociétés.
  
  

2.1.2. Qualités personnelles

Les qualités essentielles pour exercer ce métier sont :

• Organisation et Gestion du Temps
  Le/la secrétaire doit être capable de gérer plusieurs tâches simultanément et à prioriser les urgences.
  
  
• Rigueur et Attention aux Détails
  Il/elle doit faire preuve de récision dans la saisie des données comptables et administratives pour éviter les erreurs.
  
  
• Compétences Relationnelles
  Il/elle doit savoir communiquer clairement avec les collègues, les clients et les fournisseurs.
  
  
• Discrétion et Confidentialité
  Il/elle doit garantir la confidentialité des informations financières et personnelles de l'entreprise.
  
  
• Adaptabilité
  Il/elle doit être capable de s'adapter aux changements de procédures et à l'évolution des normes comptables.
  
  

2.2. Formation initiale et continue

2.2.1. Formation initiale

Ce métier est accessible avec un *diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, Bac technologique) à Bac+2 (BTS, DUT, ...) en secrétariat, comptabilité/gestion, informatique de gestion.
Il est également accessible avec un BEP en secrétariat complété par une expérience professionnelle.

La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et de logiciels de comptabilité/gestion est requise.

2.2.2. Formation continue

Pour les professionnels souhaitant évoluer, des formations comme le DCG (Diplôme de Comptabilité et Gestion) ou des certifications spécifiques en logiciels de comptabilité peuvent enrichir leurs compétences et leur permettre d'accéder à des postes de responsabilité.

3. Avantages et Inconvénients du Métier

3.1. Les avantages

L'exercice de la profession présente certains avantages :

• Polyvalence
  Le poste offre une grande variété de tâches, ce qui rend le quotidien moins monotone et permet de développer une large gamme de compétences.
  
  
• Stabilité de l'Emploi
  La demande pour ce type de compétences reste constante, surtout dans les PME, offrant ainsi une certaine sécurité d'emploi.
  
  
• Possibilités d'Évolution
  Avec l'expérience et la formation continue, il est possible d'évoluer vers des postes de responsabilité comme chef comptable ou directeur financier.
  
  
• Contact Humain
  Interaction régulière avec différents interlocuteurs, enrichissant l'expérience professionnelle.
  
  

3.2. Les inconvénients

Cependant, le métier présente également certains inconvénients :

• Charge de Travail
  Le poste peut impliquer une charge de travail importante, surtout lors de la clôture des comptes ou des périodes fiscales.
  
  
• Pression et Stress
  La nécessité de respecter les délais légaux et administratifs peut générer du stress.
  
  
• Répétitivité de Certaines Tâches
  Certaines tâches administratives peuvent devenir répétitives et monotones.
  
  
• Exigences de Mise à Jour Continue
  Nécessité de rester constamment à jour avec les changements dans les réglementations comptables et fiscales.
  
  
  

4. L'exercice de la profession

4.1. Environnement de Travail

Le secrétaire comptable travaille généralement dans un bureau, souvent partagé avec d'autres membres du personnel administratif ou comptable.
L'environnement est structuré pour permettre un accès facile aux documents et une concentration optimale. Les outils technologiques jouent un rôle clé, avec l'utilisation intensive de l'ordinateur et de divers logiciels spécialisés.

4.2. Débouchés et évolutions

Les débouchés pour un secrétaire comptable sont variés et peuvent inclure des postes de supervision ou de gestion dans des départements comptables ou financiers.
Avec une expérience accrue et des qualifications supplémentaires, il est possible d'évoluer vers des postes de contrôleur de gestion, de chef comptable ou même de directeur financier.

5. FAQ : Questions les plus posées sur le métier

Q1 : Quelle est la différence entre un secrétaire comptable et un aide-comptable ?

Le secrétaire comptable gère à la fois des tâches administratives et comptables, tandis que l'aide-comptable se concentre exclusivement sur les tâches comptables sous la supervision d'un comptable.

Q2 : Quels logiciels un secrétaire comptable doit-il maîtriser ?

La maîtrise des logiciels de bureautique tels que Microsoft Office est essentielle, en particulier Excel. Des connaissances en logiciels de comptabilité comme Sage ou QuickBooks sont également importantes.

Q3 : Comment peut-on évoluer à partir de ce poste ?

Avec l'expérience, la formation continue et potentiellement une certification professionnelle, un secrétaire comptable peut évoluer vers des postes de gestionnaire ou de directeur dans les domaines comptable et financier.

Q4 : Quelles sont les heures de travail typiques pour ce poste ?

Les heures de travail sont généralement régulières, de type bureau, mais peuvent nécessiter des heures supplémentaires en période de clôture des comptes ou de fin d'exercice fiscal.

Q5 : Quel est le salaire moyen d'un secrétaire comptable ?

Le salaire varie selon la région, l'expérience et la taille de l'entreprise, mais généralement, il commence autour du SMIC pour les débutants et peut augmenter significativement avec l'expérience et les qualifications.

6. Conclusion

Le métier de secrétaire comptable est crucial pour le bon fonctionnement des entreprises, en particulier les PME. Il offre une stabilité d'emploi, des possibilités d'évolution et un travail varié.
C'est un choix de carrière idéal pour ceux qui cherchent à allier compétences administratives et financières dans leur parcours professionnel.