Fini les erreurs et la gestion chaotique des demandes clients ! Avec une simple liste déroulante dans Excel, structurez votre suivi, réduisez les fautes de frappe et améliorez l'analyse des réclamations. Gagnez du temps et boostez l’efficacité de votre service client !
🎯 Objectifs pédagogiques
À l’issue de ce tutoriel, vous serez capable de :
✅ Créer une liste déroulante pour catégoriser les demandes clients.
✅ Améliorer le suivi et la gestion des tickets en structurant les informations.
✅ Réduire les erreurs de saisie et améliorer l’efficacité du service client.
📌 Prérequis
🔹 Avoir une version d’Excel (2016 ou plus récente).
🔹 Connaître les bases de l’utilisation des cellules et des tableaux.
🔹 Comprendre l’importance de la structuration des données pour l’analyse et le reporting.
🏢 Contexte
Votre service client reçoit quotidiennement des demandes variées : problèmes techniques, facturation, demandes d’informations, réclamations…
Chaque agent les note manuellement, entraînant :
- Des erreurs de saisie et des fautes d’orthographe.
- Des incohérences dans la catégorisation.
- Un suivi difficile et une analyse imprécise des demandes récurrentes.
🎯 Solution ?
Utiliser une liste déroulante pour catégoriser rapidement et sans erreur chaque demande.
🚀 Étape 1 : Créer une liste des types de demandes clients
1️⃣ Ouvrir un fichier Excel et structurer les données
- En colonne B, listez les noms des clients.
- En colonne C, ajoutez un champ "Type de demande".
![Fiche Asbéo]( "Fiche Asbéo")
2️⃣ Créer une liste déroulante pour les types de demandes
(1) - Sélectionnez les cellules de la colonne C (ex. C7:C27 dans notre exemple).
(2) - Cliquez sur l'onglet Données.
(3) - Puis Validation des données.
(4) - Dans la console, dans Autoriser, sélectionnez Liste.
(5) - Dans Source, entrez les options, pour notre exemple : =$F$7:$F$11
(6) - Cliquez sur OK.
![Fiche Asbéo]( "Fiche Asbéo")
✅ Résultat :
Chaque agent peut désormais sélectionner le type de demande sans le taper manuellement, évitant ainsi les erreurs.
![Fiche Asbéo]( "Fiche Asbéo")
📊 Étape 2 : Automatiser l’analyse des demandes clients
1️⃣ Ajouter une mise en forme conditionnelle pour visualiser rapidement les demandes urgentes
(1) - Sélectionnez les cellules de la colonne C (ex. C7:C27 dans notre exemple).
(2) - Allez dans l'onglet Accueil
(3) - Puis Mise en forme conditionnelle des cellules
(4) - Choisissez Règles de mise en surbrillance
(5) - Cliquez sur Texte qui contient
![Fiche Asbéo]( "Fiche Asbéo")
(6) - Dans la console, saisissez "Demande d'information" et sélectionnez le fond jaune.
(7) - Validez.
![Fiche Asbéo]( "Fiche Asbéo")
(8) - Refaites les manipulations précédentes pour :
- "Réclamation" → fond rouge.
- "Facturation" → fond vert.
- "Problème technique" → fond bleu.
✅ Résultat :
Vous obtenez la mise en couleur automatique de vos cellules.
![Fiche Asbéo]( "Fiche Asbéo")
2️⃣ Filtrer les demandes par type
- Cliquez sur Données > Filtrer.
- Une petite flèche s’affiche en haut de la colonne C.
- Sélectionnez un type de demande pour afficher uniquement les tickets concernés.
✅ Résultat :
Vous obtenez le résultat suivant quand vous appliquez un filtre sur "Problème technique".
![Fiche Asbéo]( "Fiche Asbéo")
Intérêt ?
- Le service client voit immédiatement les urgences.
- Les managers peuvent analyser quels types de demandes reviennent le plus souvent.
- La priorisation et le traitement des tickets sont accélérés.
🎯 Bénéfices concrets
✨ Gain de temps : Saisie standardisée, plus rapide.
✨ Données fiables : Pas d’erreurs, pas de doublons.
✨ Analyse facilitée : Rapports précis sur les demandes récurrentes.
🚀 Vous voulez aller plus loin ? Intégrez un tableau croisé dynamique pour analyser les demandes par période, par client ou par statut.
✅ Conclusion
Avec cette liste déroulante, chaque demande client est catégorisée proprement, facilitant l’analyse, le suivi et la réactivité du service client.
📊 Moins d’erreurs. Moins de temps perdu. Plus d’efficacité.
