Une assistante RH efficace ne perd pas de temps. Elle automatise, anticipe et optimise. Découvrez 5 tableaux Excel essentiels pour simplifier le suivi des congés, gérer les recrutements, structurer les plannings et analyser les données RH comme une pro.
"Ce qui ne se mesure pas ne s’améliore pas."
Les RH doivent être à la fois stratèges, analystes et garantes du bien-être des salariés : une chose est sûre, les données sont votre meilleur allié.
Mais les gérer à la main ? C’est une perte de temps.
Se fier uniquement aux logiciels RH ? C’est une dépendance risquée.
La solution ? Excel.
Simple, puissant, flexible, il vous permet de créer des tableaux sur-mesure qui vous feront gagner du temps, éviter des erreurs et, surtout, prouver votre valeur stratégique.
Voici 5 tableaux Excel indispensables pour toute assistante RH qui veut être plus efficace et mieux armée pour les décisions stratégiques.
1. Suivi des absences et congés : la fin des oublis et des conflits
Imaginez : une salariée vous demande combien de congés il lui reste. Vous consultez un fichier Excel clair et précis. Réponse immédiate. Fin des allers-retours avec la compta.
Pourquoi c'est indispensable ?
- Visualisation rapide des congés posés et restants
- Alerte automatique en cas de dépassement du quota
- Historique des absences pour détecter des tendances
Comment le mettre en place ?
📌 Colonnes clés : Nom, Type d’absence (CP, RTT, Maladie), Date de début/fin, Total jours pris, Solde restant
📌 Liste déroulante : pour afficher sans erreurs de saisie le Type d’absence (CP, RTT, Maladie)
📌 Validation de données : pour saisir sans erreurs les dates (Date de début/fin)
📌 Formules utiles : NB.JOURS.OUVRES() pour calculer les jours pris par salarié
📌 Mise en forme conditionnelle : Alerte en rouge si la salariée dépasse son quota
🔎 Exemple :
Une assistante RH met en place ce tableau et remarque que 70 % des absences non planifiées tombent le lundi. En croisant avec un tableau d’entretiens individuels, elle réalise que la charge de travail du vendredi est excessive.
Résultat : elle propose un ajustement des plannings et réduit l’absentéisme de 20 %.
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2. Tableau de bord recrutement : ne ratez plus une candidature précieuse
Une annonce mal gérée, un CV perdu, un entretien oublié... Chaque erreur de suivi peut coûter un talent à l’entreprise.
Pourquoi c'est indispensable ?
- Suivi clair des candidates et des étapes du processus
- Analyse des sources de recrutement (LinkedIn, jobboards, candidatures spontanées…)
- Identification des délais moyens de recrutement pour mieux anticiper
Comment le mettre en place ?
📌 Colonnes clés : Nom, Poste, CV reçu (oui/non), Premier entretien (date), Statut (Acceptée/Rejetée/En attente)
📌 Formules utiles : NB.SI() pour compter les candidates par statut
📌 Tableau croisé dynamique : Pour voir d’où viennent les meilleures candidates
🔎 Exemple :
En analysant son tableau de bord, une assistante RH découvre que les recrutements via LinkedIn sont 30 % plus efficaces que ceux via les jobboards. Elle convainc la direction d’augmenter l’investissement sur ce canal, réduisant le délai de recrutement moyen de 15 jours.
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3. Gestion des plannings : fluidité et visibilité pour toutes
Un planning mal géré, c’est un casse-tête pour tout le monde. Une salariée en formation qu’on planifie en mission client ? Une manager qui ne trouve personne pour couvrir une absence ? C’est la panique assurée.
Pourquoi c'est indispensable ?
- Vision claire des disponibilités des équipes
- Meilleure anticipation des absences et formations
- Éviter les conflits de planning
Comment le mettre en place ?
📌 Colonnes clés : Nom, Jours travaillés, Absences prévues, Missions en cours
📌 Mise en forme conditionnelle : Colorer les indisponibilités (rouge), formations (bleu)
📌 Formule indispensable : RECHERCHEV() pour croiser avec le tableau des absences
🔎 Exemple :
En structurant mieux les plannings, une assistante RH évite un conflit entre deux services qui avaient réservé la même formatrice pour une formation interne.
Résultat ? Gain de temps, sérénité pour les équipes, et une formation bien planifiée.
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4. Calcul des primes et des indemnités : fiabilité et transparence
Les erreurs sur les primes, c’est la recette parfaite pour des tensions inutiles. Une bonne assistante RH ne se contente pas d’expliquer les chiffres, elle les prouve.
Pourquoi c'est indispensable ?
- Précision et fiabilité dans le calcul des primes
- Transparence avec les salariées
- Automatisation des calculs pour éviter les erreurs
Comment le mettre en place ?
📌 Colonnes clés : Nom, Type de prime (performance, ancienneté, exceptionnelles), Montant brut, Prélèvements, Montant net
📌 Formules utiles : SI() pour ajuster les montants en fonction des critères
📌 Graphique dynamique : Pour voir l’évolution des primes par service
🔎 Exemple :
Une assistante RH met en place un fichier automatisé qui calcule instantanément l’impact des primes sur la masse salariale. La direction gagne du temps et peut ajuster plus efficacement son budget RH.
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5. Analyse des données RH avec un tableau croisé dynamique : du reporting stratégique en un clic
La donnée brute, c’est bien. Une donnée transformée en décision, c’est mieux.
Pourquoi c'est indispensable ?
- Détection des tendances RH (turnover, absentéisme, recrutement)
- Rapports visuels et percutants pour la direction
- Mise à jour instantanée à chaque nouvelle donnée
Comment le mettre en place ?
📌 Données d’entrée : Effectifs, recrutements, départs, absences
📌 Outil clé : Tableau croisé dynamique pour regrouper et comparer les données
📌 Graphique : Courbes et histogrammes pour une lecture rapide
🔎 Exemple :
Une assistante RH détecte une hausse du turnover dans un département spécifique. Grâce aux données croisées avec le nombre d’heures supplémentaires, elle identifie un problème de surcharge de travail. Une action corrective est mise en place, et le turnover baisse de 25 % en six mois.
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