Utiliser NB.SI.ENS pour la Gestion de Projet

Dans l'univers de la gestion de projet, la capacité à évaluer l'avancement des tâches et des événements de manière précise est essentielle à l'atteinte des objectifs fixés. La fonction NB.SI.ENS() d'Excel se révèle être un outil inestimable pour quantifier les éléments répondant à plusieurs critères déterminés, permettant ainsi un suivi et une analyse approfondis des différentes phases d'un projet.

Objectif

Ce guide vise à enseigner aux gestionnaires de projet comment utiliser la fonction NB.SI.ENS() dans Excel pour comptabiliser les tâches et les événements basés sur des critères prédéfinis, améliorant la gestion et le suivi des projets.

Prérequis

• Disposer d'une version récente de Microsoft Excel installée sur votre ordinateur.

• Disposer d'une connaissance de base d'Excel.

• Disposer d'un tableau Excel contenant la liste des tâches ou des événements du projet.

Scénario Pratique

Imaginez que vous êtes le chef de projet pour le lancement d'un nouveau produit dans une entreprise de technologie.

Le projet est divisé en plusieurs phases : Recherche et Développement (R&D), Design, Production et Marketing. Chaque phase comprend un ensemble de tâches assignées à différents membres de votre équipe, avec des délais précis.

Pour assurer le suivi efficace du projet et respecter les délais, vous avez besoin d'un outil qui vous permette de compter rapidement le nombre de tâches complétées, en cours, ou en attente, ainsi que de filtrer ces tâches par phase ou par collaborateur.

Étape 1 : Préparer vos données

Votre tableau Excel liste toutes les tâches avec les colonnes suivantes :

• Nom de la Tâche : Renseigne le nom de la tâche.

• Phase : Renseigne le nom de la phase du projet : Recherche et Développement (R&D), Design, Production et Marketing.

• Assigné à : Renseigne la tâche assignée aux différents membres de l'équipe.

• Statut : Renseigne le statut de chaque tâche : "Complété", "En cours", ou "En attente".

• Date de Fin : Renseigne le délai imparti pour chaque tâche, formatée en « Date courte » via l'Onglet Accueil > Format > Date courte.

Étape 2 : Utiliser la fonction NB.SI.ENS()

La fonction NB.SI.ENS() sert à compter le nombre de cellules qui répondent à plusieurs critères spécifiques dans une ou plusieurs plages de données.

Syntaxe :

Chaque critère peut être un nombre, du texte, une expression ou même une formule qui renvoie une valeur vraie ou fausse. Les cellules de chaque plage spécifiée sont comptées uniquement si elles répondent à tous les critères fournis.

Énoncé :

Pour affiner votre suivi, vous décidez de compter le nombre de tâches "En cours" assignées par Phase. Ici, la fonction NB.SI.ENS() est idéale, car elle permet de combiner plusieurs critères.

Principe :

1. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez afficher le nombre de tâches pour la phase indiquée. Dans notre exemple, il s'agit de la cellule C21.

2. Saisissez la formule : =NB.SI.ENS(C7:C16;C20;E7:E16;B22)
   

Expliquons la formule :

• C7:C16 représente la plage de cellules que vous voulez évaluer avec le critère 1 correspondant, dans notre exemple, à la valeur contenue de la cellule C20.

• C20 représente le critère 1 à utiliser pour réaliser le calcul. Dans notre exemple, il s'agit du critère "R&D".

• E7:E16 représente la plage de cellules que vous voulez évaluer avec le critère 1 correspondant, dans notre exemple, à la valeur contenue de la cellule C20.

• B22 représente le critère 1 à utiliser pour réaliser le calcul. Dans notre exemple, il s'agit du critère "Complété".

Résultat :

La valeur recherchée s'affiche dans la cellule sélectionnée.

Étape 3 : À vous de jouer !

Énoncé :

Vous souhaitez afficher le nombre de tâches pour les autres statuts "En cours " et "En attente" en C22 et C23 pour la phase "R&D"en adaptant la formule précédente.

Résultat :

Les valeurs recherchées s'affichent dans les cellules correspondantes.

Astuce :

Si vous utilisez la poignée de recopie, pensez à modifier les paramètres, comme indiqué ci-dessous :

Étape 4 : Utiliser la fonction SOMME()

La fonction SOMME() est utilisée pour calculer le total de plusieurs cellules.

Syntaxe :

Énoncé :

Vous souhaitez calculer le nombre total de tâches dans la cellule C25.

Principe :

1. Calculez le nombre total de tâches en C25.
   Saisissez la formule : =SOMME(C22:C24)
   
   
2. Appuyez sur la touche Entrée.

Résultat :

Le nombre total de tâches s'affiche dans la cellule C25.

Analyse :

Pour optimiser l'analyse du tableau inventoriant le nombre de tâches, vous pouvez ajouter un graphique comme illustré ci-dessous :

Étape 5 : Allez plus loin

Énoncé :

Vous souhaitez afficher le nombre de tâches pour les autres phases comme indiqué ci-dessous :

Résultat :

Les valeurs recherchées s'affichent dans les cellules correspondantes.

Conclusion

En conclusion, la fonction NB.SI.ENS() est un outil extrêmement puissant pour les gestionnaires de projet et les analystes de données travaillant avec Excel. Elle permet une analyse précise et un suivi détaillé des projets en comptabilisant les éléments qui répondent à plusieurs conditions simultanément.

Que ce soit pour filtrer des tâches spécifiques, évaluer la charge de travail ou mesurer l'avancement d'un projet selon différents paramètres, NB.SI.ENS() offre une flexibilité et une efficacité inégalées.

Maîtriser cette fonction élargit considérablement vos capacités d'analyse, facilitant la prise de décisions informées et l'amélioration continue des processus de gestion de projet.