Maîtriser la fonction SI pour Comptables et Financiers

Objectifs

• Apprendre à utiliser la fonction SI dans Excel pour réaliser des tests logiques simples

• Comprendre la structure et la syntaxe de la fonction SI

Prérequis

• Disposer d'une version récente de Microsoft Excel installée sur votre ordinateur.

• Avoir une connaissance de base d'Excel, notamment la navigation dans les feuilles de calcul.

• Comprendre les notions de plages de cellules et de références relatives/absolues dans Excel.

Contexte d'utilisation

Dans de nombreuses entreprises, le suivi des paiements et des factures est une tâche essentielle pour garantir une bonne gestion financière. Cela implique de vérifier régulièrement si les factures ont été payées, si des montants sont en attente ou si des paiements doivent encore être traités.

Cependant, cette vérification manuelle peut rapidement devenir fastidieuse, surtout lorsqu'on gère un volume important de factures.

Votre travail consiste à automatiser la vérification des paiements et de classer rapidement les factures comme "Payées" ou "Non payées".

Vous décidez d'utiliser la fonction SI pour visualiser rapidement l'état des factures.

Étape 1 : Préparer vos données

Vous avez un tableau contenant des numéros de facture et des montants de facture.

Vous souhaitez analyser rapidement les données et afficher le statut des facture : "Payée" ou "Non payée", dans la dernière colonne.

Étape 2 : Utiliser la fonction SI

La fonction SI dans Excel est une fonction puissante qui permet d'exécuter des tests logiques et de renvoyer des résultats spécifiques en fonction de la véracité ou non d'une condition.

Elle est particulièrement utile dans des contextes où l'on souhaite automatiser des analyses conditionnelles, notamment pour les suivis financiers ou la gestion des factures.

La fonction SI est principalement utilisée pour :

• Tester une condition spécifique,
• Renvoyer un résultat si cette condition est vraie,
• Renvoyer un autre résultat si cette condition est fausse.

Syntaxe :

Énoncé :

Vous avez une liste de factures dans la colonne B.

Si le montant de la facture est supérieur à 0, cela signifie que la facture est payée, sinon elle est non payée.

Principe :

1. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez afficher la mention "Payée" ou "Non payée". Dans notre exemple, la cellule D7.

2. Saisissez la formule : =SI(C7>0, "Payée", "Non payée")
   
   Expliquons la formule :

• C7 > 0 : Le test logique ici consiste à vérifier si le montant de la cellule C7 est supérieur à zéro.

• Si c'est vrai (c’est-à-dire que la facture a un montant payé), Excel affichera "Payée".

• Si c'est faux (aucun montant n'a été payé), Excel affichera "Non payée".
  
  
  
  Autre possibilité :
  Vous pouvez compléter l'Assistant Fonction avec les informations suivantes :
  
  
  
  
  

Résultat :

Vous obtenez l'affichage suivant :

Étape 3 : Recopier la formule pour toutes les factures

Vous souhaitez recopier la formule pour les autres factures.

Principe :

1. Sélectionnez la cellule D7 où la formule vient d'être saisie.

2. Placez le curseur sur le coin inférieur droit de la cellule jusqu'à ce qu'il se transforme en une petite croix noire.

3. Cliquez et faites glisser la croix vers le bas jusqu'à la dernière cellule de votre tableau
   
   Cette action copie la formule dans chaque cellule, en ajustant automatiquement les références de cellule pour chaque ligne.
   
   
   

Résultat :

L'analyse de chaque facture est réalisée.

Conclusion

La fonction SI est un outil indispensable dans Excel pour gérer et analyser des données conditionnelles.

Elle permet de gagner du temps en automatisant certaines tâches, comme le suivi des paiements de factures.

Avec cette simple formule, vous pouvez facilement créer des tableaux intelligents qui réagissent aux données que vous saisissez.