Formation Power BI – Créer des tableaux de bord pour suivre les budgets de service

Activités préparatoires

Un test de positionnement : il permet d'évaluer vos compétences en début de formation.

Découvrir les outils Power BI utiles au suivi des dépenses du service

• Comprendre le rôle de Power BI Desktop et du Service Power BI dans la création et la consultation de tableaux de bord budgétaires.
• Découvrir les principes des licences et consulter les informations associées à son compte utilisateur.
• Repérer les outils de mise en forme pour présenter des montants, des pourcentages et des indicateurs budgétaires.
• Comprendre le rôle de « Mon espace de travail » pour retrouver et consulter ses rapports.

Comprendre la préparation des données de budget et de dépenses avec Power Query

• Comprendre le rôle de Power Query pour importer et préparer les données de suivi budgétaire d’un service.
• Accéder à une requête pour consulter et ajuster ses paramètres.
• Examiner les données importées : périodes, catégories de dépenses, fournisseurs et montants.
• Repérer les étapes appliquées à une requête et comprendre leur effet sur les données.

Comprendre comment organiser les données pour comparer le prévu et le réalisé

• Comprendre comment un modèle de données structure les informations de budget et de dépenses.
• Découvrir l’intérêt d’un modèle de rapport pour réutiliser une structure de suivi budgétaire.
• Identifier les colonnes clés permettant de rapprocher les données : code service, code de catégorie ou période.
• Interpréter les relations entre les tables de budget, de dépenses et leurs référentiels communs.

Importer et préparer les budgets et les dépenses du service

• Connecter Power BI à des fichiers Excel de budget, des exports de suivi des dépenses ou des fichiers stockés dans SharePoint.
• Importer des données liées aux achats de fournitures, abonnements, déplacements, équipements ou prestations externes.
• Repérer les transformations nécessaires : ajuster les types de données, harmoniser les libellés et traiter les lignes inutiles.
• Appliquer des filtres dans Power Query pour sélectionner un exercice, un service ou une catégorie de dépenses.

Relier les données pour analyser le budget par poste et par période

• Créer manuellement les relations entre les tables de budget, de dépenses et les référentiels de services ou de catégories.
• Utiliser la détection automatique des relations et vérifier les liens proposés.
• Comprendre l’importance du niveau de détail des données pour comparer des montants cohérents.
• Découvrir le rôle d’une table de dates pour suivre le budget et les dépenses par mois, trimestre ou année.

Calculer les premiers indicateurs de consommation budgétaire avec DAX

• Créer une colonne calculée simple pour compléter les données de suivi du service.
• Utiliser la fonction SUM pour calculer le budget prévu et les dépenses réalisées.
• Créer des mesures simples pour afficher les écarts en euros, le budget restant et le taux de consommation.
• Comprendre l’intérêt des mesures rapides pour faciliter certains calculs de suivi.

Explorer le budget par période, service et catégorie de dépenses

• Consulter un rapport budgétaire publié dans le Service Power BI.
• Filtrer les résultats par exercice, période, service ou catégorie de dépenses.
• Comprendre et ajuster les interactions entre les visuels pour approfondir l’analyse.
• Réinitialiser les filtres pour retrouver la vue d’ensemble du budget.

Examiner les dépenses et repérer les postes à surveiller

• Identifier les filtres appliqués à un visuel pour comprendre le périmètre des montants affichés.
• Examiner les dépenses d’une catégorie ou d’un fournisseur pour éclairer un écart budgétaire.
• Exporter les données associées à un visuel pour poursuivre l’analyse dans Excel ou préparer un point avec le responsable du service.

Présenter les indicateurs clés du budget de service

• Choisir des visuels adaptés : cartes d’indicateurs, tableaux, matrices, courbes et graphiques de comparaison.
• Afficher le budget prévu, les dépenses réalisées, les écarts et le taux de consommation.
• Comparer les montants prévus et réalisés par service ou par catégorie de dépenses.
• Visualiser l’évolution mensuelle des dépenses et leur répartition par catégorie ou fournisseur.
• Appliquer une mise en forme conditionnelle pour signaler les dépassements ou les niveaux de consommation à surveiller.
• Utiliser un thème pour harmoniser la présentation et faciliter la lecture du tableau de bord.

Organiser les rapports budgétaires dans les espaces de travail

• Comprendre le rôle des espaces de travail dans l’organisation et la mise à disposition des rapports.
• Identifier les options d’exportation pour préparer une réunion de service ou un point budgétaire.
• Utiliser le mode focus pour examiner un indicateur ou une comparaison de dépenses.
• Télécharger un fichier PBIX pour le modifier dans Power BI Desktop, lorsque les droits et les paramètres le permettent.

Accéder aux tableaux de bord et échanger sur les résultats

• Comprendre le rôle des applications Power BI pour accéder aux rapports mis à disposition.
• Retrouver une application regroupant les informations de suivi budgétaire.
• Ajouter un commentaire à un tableau de bord pour partager une observation ou expliquer un écart.

Consulter régulièrement les indicateurs de consommation du budget

• S’abonner à un rapport pour recevoir périodiquement une vue des résultats.
• Ajuster les options d’affichage pour faciliter la consultation des données budgétaires.
• Distinguer les rapports, les tableaux de bord et les espaces de travail dans le Service Power BI.
• Découvrir les possibilités de création d’un rapport à partir d’un fichier Excel de suivi budgétaire stocké dans OneDrive.

Passage de la certification TOSA® en ligne

asbéo est centre agréé TOSA
Reconnue dans toute l'Europe, la certification TOSA® atteste d'un niveau de compétences sur le logiciel étudié. Elle délivre un score sur 1000 exploitable sur un CV.

Niveau visé par la formation : Niveau Basique
Durée estimée : 1 heure