Utiliser CONCAT pour simplifier la gestion administrative dans Excel

La fonction CONCAT dans Excel permet de fusionner efficacement des données dispersées dans plusieurs cellules.. Elle est très utile aux fonctions RH car elle permet de simplifier certaines tâches administratives fastidieuses telle que la création d'adresses email pour les nouveaux employés, la mise à jour des contacts et la gestion des listes de diffusion.
Cette fonction aide à économiser un temps précieux et à améliorer l'efficacité des processus administratifs.

Objectif

Ce guide a pour objectifs de :

• Comprendre le fonctionnement de la fonction CONCAT() dans Excel.

• Apprendre à utiliser cette fonction pour combiner des données dispersées dans plusieurs cellules dans une seule.

Prérequis

• Disposer d'une version récente de Microsoft Excel installée sur votre ordinateur.

• Disposer d'une connaissance de base d'Excel.

Scénario Pratique

Vous travaillez dans le service des ressources humaines d'une entreprise et vous devez régulièrement créer des adresses e-mail pour de nouveaux employés.

Pour simplifier cette tâche fastidieuse et éviter les erreurs de saisie, vous souhaitez utiliser la fonction CONCAT pour assembler les différentes parties d'une adresse e-mail de manière automatique.

Étape 1 : Préparer vos données

Votre tableau Excel comporte les informations suivantes :

Étape 2 : Utiliser la fonction CONCAT()

La fonction CONCAT() permet de concaténer plusieurs chaînes de texte ou valeurs dans une seule chaîne.

Les arguments peuvent être des chaînes de texte, des nombres ou des références de cellules.

Syntaxe :

Énoncé :

Utiliser la fonction CONCAT() pour assembler les parties de l'adresse e-mail.

Imaginez que nous devons créer une adresse e-mail pour un nouvel employé, Jean Dupont, dont le nom d'utilisateur est jean.dupont et le domaine de l'entreprise est @monentreprise.com.

Le format complet de l’adresse e-mail est : prenom.nom@monentreprise.com

Avec CONCAT(), nous pouvons combiner ces éléments en une adresse e-mail complète.

Principe :

1. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez afficher l’adresse e-mail. Dans notre exemple, il s'agit de la cellule E7.

2. Saisissez la formule : =CONCAT(C7;".";B7;"@";D7)
   

Expliquons la formule :

• C7 représente le premier élément à joindre, dans notre exemple, il s’agit du « Prénom » du salarié.

• « . » représente un élément à joindre, dans notre exemple, il s’agit d’un élément de liaison « . » à saisir

• B7 représente un élément à joindre, dans notre exemple, il s’agit du « Nom » du salarié.

• « @ » représente un élément à joindre, dans notre exemple, il s’agit d’un élément de liaison « @ » à saisir

• D7 représente un élément à joindre, dans notre exemple, il s’agit du « Domaine ».

Résultat :

La valeur recherchée s'affiche dans la cellule sélectionnée.

Étape 3 : À vous de jouer !

Énoncé :

Vous souhaitez compléter les autres cellules E8 et E9. Utilisez pour cela la poignée de recopie (en cliquant sur le coin inférieur droit de la cellule).

Résultat :

Les valeurs recherchées s'affichent dans les cellules correspondantes.

Étape 4 : Utiliser la fonction MINUSCULE()

Le format de l’adresse mail obtenu n’est pas correct. Il devrait entièrement être écrit en minuscule.

Dans notre exemple, le prénom comporte une majuscule et le nom est entièrement en majuscule.



Nous allons convertir l’adresse mail en minuscule en utilisant la fonction MINUSCULE.

La fonction MINUSCULE() convertit tous les caractères d'une chaîne de texte en minuscules.

Syntaxe :

Énoncé :

Vous souhaitez convertir l’adresse e-mail précédemment obtenue au format minuscule.

Principe :

1. Sélectionnez la cellule F7.
   

2. Saisissez la formule suivante : =MINUSCULE(E7)
   
   
   

3. Appuyez sur la touche Entrée.
   
   
   
   
   Autre possibilité :
   Vous pouvez compléter l'Assistant Fonction avec les informations suivantes :
   
   
   
   

4. Appliquez la formule sur les autres cellules F8 et F9. Utilisez pour cela la poignée de recopie (en cliquant sur le coin inférieur droit de la cellule).
   
   
   

Résultat :

Les valeurs recherchées s'affichent dans les cellules correspondantes.




Vous pouvez masquer la colonne E afin de laisser à l’affichage uniquement le bon format de mail.

Pour cela, cliquer droit sur la colonne E, puis sélectionner Masquer.

Résultat :

La colonne E est masquée.

Quelle est la différence entre la fonction CONCAT() et CONCATENER() ?

En fait, en Excel, il n'y a pas de différence entre la fonction CONCAT() et la fonction CONCATENER().

CONCAT() est la version abrégée de CONCATENER() et a été introduite dans les versions plus récentes d'Excel pour simplifier l'écriture des formules. Les deux fonctions font la même chose : elles combinent plusieurs chaînes de texte ou valeurs en une seule chaîne.

Donc, pour résumer, CONCAT() et CONCATENER() sont équivalents et peuvent être utilisés de manière interchangeable.

Conclusion

La fonction CONCAT() dans Excel est un outil précieux pour les professionnels des ressources humaines. Elle permet de combiner des informations dispersées dans plusieurs cellules en une seule.

En simplifiant la manipulation de données dispersées, cette fonction offre un gain de temps considérable et améliore l'efficacité des processus administratifs.